Para sincronizar el stock de tu tienda física y online, el mostrador y la web tienen que descontar del mismo inventario: un TPV conectado con la tienda online o, como mínimo, un único sistema donde se apunta cada venta, cada entrada y cada devolución. Cuando ves un stock distinto en tienda y web, casi siempre hay detrás una venta que no pasó por el sistema, una ubicación mal configurada, una app que no sincroniza bien, un pedido sin pagar que retiene unidades o una devolución sin registrar.
El síntoma que más duele es la venta fantasma: alguien compra en la web una prenda que se vendió esa mañana en el mostrador, y toca llamar al cliente para disculparse. Esta guía te enseña cómo pasa con un ejemplo de una sola referencia, y cómo organizar la tienda para que no se repita.
El ejemplo: una camiseta talla M y un solo almacén
Este comercio es ficticio: lo usamos solo como demostración. Imagina «Moda Ejemplo», una tienda de ropa pequeña en Calahorra que vende en el mostrador y en su tienda online. Tiene un único almacén, la trastienda, y de ahí sale todo lo que se vende por los dos canales.
Vamos a seguir una sola referencia: una camiseta básica blanca, talla M. Las cantidades son ilustrativas, inventadas para que se entienda el ejemplo. El lunes por la mañana hay 8 camisetas en la estantería, el sistema dice 8 y la web muestra 8 disponibles. Todo cuadra.
Cómo se descuadra, paso a paso
A lo largo de la semana pasan cinco cosas normales en cualquier comercio. Ninguna es grave por sí sola, pero juntas dejan el stock de la web sin relación con lo que hay en la balda.
- Una venta en el mostrador que no pasa por el sistema. Hay cola, la dependienta cobra con la caja de siempre y deja para luego apuntar la venta. Luego no se apunta. En la estantería quedan 7; el sistema y la web siguen diciendo 8.
- Una ubicación mal configurada. El programa de la tienda distingue entre «Tienda» y «Almacén», y el TPV del mostrador está asignado a una ubicación que no es la que alimenta la web. Cada venta en caja baja el stock de una ubicación y la web sigue leyendo la otra. También puede pasar lo contrario: la ubicación donde está la mercancía no tiene activada la opción de servir pedidos online, y la web marca la camiseta como agotada con unidades en la balda.
- Una app de terceros que sincroniza a destiempo. El programa de caja manda los cambios a la tienda online a través de una aplicación intermedia. Un día la conexión falla o tarda, y durante ese rato la web ofrece unidades que ya se han vendido en el mostrador.
- Un pedido web sin pagar que retiene unidades. Una clienta mete una camiseta en el carrito, empieza a pagar y lo deja a medias. La tienda online aparta esa unidad mientras el pedido está pendiente de pago, así que la web muestra una menos, aunque la camiseta sigue físicamente en la estantería. Si alguien la vende en el mostrador y la clienta termina de pagar después, ya no hay camiseta para ella.
- Una devolución sin registrar. Un cliente devuelve una talla M en la tienda. La camiseta vuelve a la balda, pero nadie lo apunta. Ahora hay en la estantería una más de lo que cree el sistema. Y al revés: si se registra la devolución de una prenda que vuelve manchada y no se puede vender, el sistema cuenta una unidad que no existe.
El viernes, en la estantería hay unas cantidades, el sistema dice otras y la web muestra una tercera. Nadie ha hecho nada raro: el fallo está en cómo se organiza el stock, no en las personas.
Causas, síntomas y arreglo
Esta tabla resume lo anterior. Sirve para revisar tu tienda una por una:
| Causa | Qué ves | Cómo se arregla |
|---|---|---|
| Venta en mostrador fuera del sistema | La web vende lo que ya no tienes | Toda venta se cobra en el TPV conectado, sin excepciones |
| TPV asignado a otra ubicación | El stock baja en un sitio y la web lee otro | Revisar a qué ubicación está asignado cada TPV |
| Ubicación sin permiso para pedidos online | La web marca agotado con stock en la balda | Activar en esa ubicación la opción de servir pedidos online |
| App intermedia que falla o va con retraso | Diferencias que aparecen y desaparecen | Comprobar los avisos de la app y, si se puede, conectar sin intermediarios |
| Pedido pendiente de pago | La web muestra menos de lo que hay | Ajustar el tiempo de retención y no vender en mostrador lo apartado |
| Devolución sin registrar | Hay más prendas de las que dice el sistema | Registrar cada devolución en el momento y revisar su estado |
La regla de oro: una sola fuente de verdad
Todo lo anterior se resuelve con una idea: el stock vive en un solo sitio, y el mostrador y la web leen y escriben en ese sitio. Puede ser la propia tienda online con su TPV, o un programa de gestión conectado con la web. Lo que no funciona bien es tener dos inventarios separados y cuadrarlos a mano: cuesta tiempo, se hace tarde y deja huecos por los que se cuelan ventas fantasma.
En la práctica, eso significa tres cosas:
- Cada venta del mostrador se cobra en un TPV que descuenta del mismo inventario que la web.
- Cada entrada de mercancía se mete en ese mismo sitio, no en una hoja aparte.
- Cada devolución y cada prenda dañada se registran ahí, con su motivo.
Si dudas todavía entre tener una web de escaparate o vender online, te lo explicamos en web corporativa o tienda online: cuál elegir.
Si tu tienda está en Shopify
Shopify tiene su propio TPV, Shopify POS. Según su centro de ayuda, se sincroniza con el administrador de Shopify para llevar los pedidos y el inventario de las tiendas físicas, la tienda online y otros canales activos. Es la forma más directa de tener una sola fuente de verdad. Lo que conviene revisar:
- Ubicaciones. Shopify guarda el inventario por ubicaciones (tienda, almacén…) y necesita al menos una para hacer el seguimiento. Comprueba a qué ubicación está asignado tu TPV y que la mercancía esté donde tiene que estar.
- Seguir la cantidad. En la ficha de cada producto o variante, sección Inventario, activa «Track quantity» y mete las unidades disponibles. Si tienes varias ubicaciones, reparte el stock según lo que cuentes físicamente.
- Qué ubicaciones sirven pedidos online. Cada ubicación activa tiene el interruptor «Use inventory at this location to fulfill online orders». Si está apagado en el sitio donde tienes la mercancía, la web puede marcar agotado con stock en la balda. Si enseñas el stock en la tienda online, el cliente ve la cantidad online del producto.
- Vender sin stock. La opción «Continue selling when out of stock» se activa por producto o variante y solo con el seguimiento de inventario activado. La propia ayuda de Shopify avisa de que puede provocar sobreventa: úsala solo si de verdad puedes reponer.
- Ajustes con historial. Puedes corregir cantidades de una referencia o de muchas a la vez, por ejemplo después de un recuento. Cada ajuste queda registrado con quién lo hizo, cuándo y por qué, y eso ayuda a encontrar el origen de un descuadre.
Si tu tienda está en WooCommerce
WooCommerce, la tienda que se monta sobre WordPress, tiene buenos ajustes de inventario, pero el TPV hay que resolverlo aparte. Primero, los ajustes:
- Activar la gestión de stock en Ajustes › Productos › Inventario («Manage stock»). Sin esto, la tienda no descuenta nada.
- Retener stock («Hold stock»). Aparta las unidades de los pedidos sin pagar durante los minutos que pongas; si lo dejas vacío, se desactiva. Ojo: solo afecta a los pedidos en «Pago pendiente». En los pedidos «En espera» (por ejemplo, una transferencia que aún no has confirmado) el stock ya se ha descontado y falta confirmar el pago.
- Estados del pedido. En «Procesando» el pago está recibido y el stock ya está descontado. Si cancelas un pedido, sus unidades vuelven al inventario, siempre que tengas activada la gestión de stock.
- Avisos y umbrales. Puedes recibir un correo cuando una referencia baja de un mínimo, cuando se agota o cuando entra un pedido sin stock. El umbral de stock bajo se puede poner distinto en cada producto.
- Reservas sin stock. En cada producto, «Allow back orders?» tiene tres opciones: no permitir, permitir avisando al cliente o permitir sin más.
Para el mostrador, a 29 de octubre de 2026 la documentación oficial del modo TPV de la app de WooCommerce no incluye España entre los países disponibles. Las alternativas pasan por un TPV externo conectado. Una es Square: su extensión oficial para WooCommerce mantiene alineados los productos y el stock entre las dos plataformas, y se gestiona desde cualquiera de ellas. Antes de decidirte, confirma con WooCommerce y con Square que esa extensión funciona para un comercio de España. Square España, además, ofrece su propia tienda online, que sincroniza artículos, pedidos e inventario con su TPV. Si tu programa de caja no tiene conector, se puede hacer una conexión a medida: es lo que hacemos en desarrollo de software para empresas.
Colchón para la web y recuento periódico
Aunque todo esté conectado, conviene tener dos costumbres. Son consejos prácticos, no reglas de ninguna plataforma, y la cantidad la decides tú según tu tienda.
- Un pequeño colchón para la web. En las referencias que se agotan rápido, puedes dejar fuera de la web una pequeña reserva. Así, si una venta del mostrador tarda en reflejarse, no vendes online la última unidad. Funciona bien con tallas sueltas y con productos de temporada.
- Recuento periódico. Cuenta de vez en cuando las referencias que más se mueven y compáralas con el sistema. Si cuadran, perfecto. Si no, corrige la cantidad y apunta el motivo: con el tiempo verás qué causa se repite.
Antes de una campaña fuerte, como el Black Friday en el comercio local, haz un recuento de lo que vas a promocionar. Es cuando más se nota una venta fantasma.
Quién corrige qué en tu tienda
Un descuadre se arregla antes si cada uno sabe qué le toca. Un reparto sencillo para un comercio pequeño:
- Quien está en el mostrador: cobra toda venta en el TPV, registra las devoluciones en el momento y avisa si una prenda vuelve dañada.
- Quien recibe la mercancía: mete las entradas en el sistema el mismo día y en la ubicación correcta.
- Quien prepara los pedidos web: si una unidad no aparece, no la sustituye por otra sin avisar; marca la incidencia y corrige la cantidad.
- El dueño o encargado: revisa los avisos de stock bajo, hace el recuento periódico y mira el historial de ajustes cuando algo no cuadra.
Si no tienes tiempo de vigilar avisos, actualizaciones y conectores, eso entra en un mantenimiento web con una persona de referencia a la que preguntar.
Si tienes un negocio en La Rioja…
Muchas tiendas de Logroño, Calahorra, Haro o Arnedo venden ya en el mostrador y en la web con el mismo género. Cuando el stock no cuadra, el cliente de aquí no piensa en sistemas: piensa que la tienda de su barrio le ha fallado. Organizar bien el inventario protege justo lo que te diferencia, el trato.
Si vas a montar tu tienda online en Logroño o quieres conectar la que tienes con tu caja, en Rioja Creativa lo vemos contigo: qué plataforma encaja con tu forma de vender, cómo se conecta con el mostrador y quién se ocupa de qué. Somos de Logroño y trabajamos con comercios de aquí, como la joyería 13 Diseño y Plata.
